A- A A+

ДОВІДКА про розвиток архівної справи в Новгородківському районі за 2016 рік та І квартал 2017 року

Архівна справа є важливою складовою інформаційної, культурної та соціальної сфери життєдіяльності району, яка охоплює організаційні, правові, економічні та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком та зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів та використання відомостей, що в них містяться.

Реалізацію державної політики у галузі архівної справи та діловодства в районі забезпечують архівний відділ районної державної адміністрації та архівні підрозділи установ та організацій різних форм власності.

Архівний відділ районної державної адміністрації планує та проводить свою роботу за основними напрямами діяльності відповідно до річного плану розвитку архівної справи в районі, затвердженого головою районної державної адміністрації та погодженого з Державним архівом Кіровоградської області.

Робота архівного відділу планується виходячи з виробничої необхідності виконання робіт по архівній справі, норм виробітку часу на проведення цих робіт та бюджету робочого часу на плановий рік.

Розглянувши підсумки роботи архівного відділу за 2016 рік та I квартал 2017 року слід відмітити, що план розвитку архівної справи по всіх основних показниках виконано та перевиконано. Зокрема по основних показниках:

1) прийнято на державне зберігання управлінської документації 173 одиниці зберігання при плані 87 одиниць зберігання у 2016 році (що на 99% більше плану) та 11 одиниць зберігання при плані 2 одиниці зберігання у першому кварталі 2017 року;

2) закартоновано всі документи, що прийняті на державне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації;

3) підготовлено до затвердження та схвалено описів на управлінську документацію в Державному архіві області в кількості 329 одиниць зберігання при плані 87 одиниць зберігання за 2016 рік і 11 одиниць зберігання при плані2 одиниці у першому кварталі 2017 року.

4) підготовлено та погоджено описів справ з кадрових питань (особового складу) в Державному архіві області в кількості 120 одиниць зберігання при плані 6 одиниць зберігання за 2016 рік, 4 одиниці зберігання при плані 0одиниць зберігання у першому кварталі 2017 року ;

5) проведено одне ініціативне інформування;

6) проведено перевіряння наявності 6110 одиниць зберігання;

7) проведено 7 засідань експертної комісії архівного відділу у 2016 році та 2 засідання у І кварталі 2017 року, на яких були розглянуті питання схвалення описів справ постійного зберігання, з кадрових питань(особового складу), номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

8) схвалено засіданням ЕК архівного відділу 23 положення про експертні комісії та архівні підрозділи установ, джерел комплектування архівного відділу райдержадміністрації;

9)виконано тематичних запитів (реорганізація, реформування колгоспів)- 31 запит при плані 4 запити за 2016 рік та 10 запитів при плані 2 запити у Ікварталі 2017 року;

10) виконано запитів соціально-правового характеру (прийом, звільнення з членів колгоспу, згода на виготовлення технічної документації та інше)- 92 запити при плані 60 за 2016 рік і 4 запити при плані 20 запитів у І кварталі 2017 року;

11) розглянуто 8 звернень від громадян на особистому прийомі при плані 6 за 2016 рік і 1 звернення у І кварталі 2017 року;

12) підготовлено 3 виставки архівних документів при плані 1 у 2016 році і 1 виставка при плані 1 у І кварталі 2017 року;

13) в минулому році до Дня Конституції України в газеті «Новгородківські вісті» за архівними матеріалами підготовлена стаття «Основний Закон нашої держави»;

14) протягом звітного періоду архівним відділом була проведена певна робота з використання архівних документів, а саме трьом користувачам видано 15 справ при плані відповідно 2 і 5 у 2016 році і одному користувачу видано 2 справи у І кварталі 2017 року;

15) проведено 1 семінар з працівниками експертних та архівних служб установ у 2016 році на тему «Використання Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням стоків зберігання документів під час розроблення індивідуальної номенклатури справ установи»;

16) схвалено ЕК архівного відділу та погоджено ЕПК Державного архіву області 13 зведених номенклатур справ установ списку №1 при плані 5 у 2016 році та 3 номенклатури справ при плані 3 у І кварталі 2017 року.

Архівний відділ районної державної адміністрації здійснює облік роботи джерел комплектування:

-заповнюються паспорти архівних підрозділів;

-заведені наглядові справи, які містять документи, що характеризують стан роботи архівних підрозділів, експертних комісій установ та організацій.

Особлива увага протягом звітного періоду приділялася стану виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 11 березня 2015 року №95-р «Про документування подій новітньої історії України на Кіровоградщині». Передано до Державного архіву області спогади, фотодокументи, відеоматеріали про подвиг наших земляків, учасників антитерористичної операції.

Протягом звітного періоду на колегії райдержадміністрації було розглянуто питання розвитку архівної справи в районі, яке затверджене розпорядженням голови райдержадміністрації 26 травня 2016 року та розпорядженням від 17 січня поточного року затверджено графік приймання документів Національного архівного фонду на 2017 рік до архівного відділу райдержадміністрації.

На сайті райдержадміністрації функціонує та оновлюється веб-сторінка архівного відділу, яка відображає основні напрямки діяльності відділу.

Станом на 01 квітня 2017 року на обліку в архівному відділі райдержадміністрації нараховується 26 юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, що входять до списку №1 юридичних осіб, у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації.

На даний час в усіх установах списку №1 юридичних осіб- джерелах формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу районної державної адміністрації визначено відповідальних за архівні підрозділи та склад експертних комісій, впроваджено положення про архівні підрозділи (відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказам Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року №232/5(із змінами), положення про ЕК (відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказам Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1227/5 із змінами) та інструкції з діловодства (відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242).

Архівний відділ районної державної адміністрації здійснює контроль за станом діловодства та архівної справи в установах- джерелах формування Національного архівного фонду. Протягом 2016 року було проведено 5 комплексних, 2 тематичні та 4 контрольних перевірок роботи архівних підрозділів та експертних комісій, під час яких надавалася методична і практична допомога відповідальним за архівні підрозділи та секретарям ЕК установ та організацій.

Особлива увага приділяється прийманню документів на постійне зберігання від установ та організацій району.

В архівному відділі районної державної адмінітрації станом на 01 січня 2017 року налічується 44 фонди із загальною кількістю 4520 справ за 1989-2016 роки. Такій кількості документів Національного архівного фонду необхідно забезпечити належне зберігання. З цією метоюведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, що фіксується у відповідному журналі реєстрації. Проводиться знепилення картонажів та стелажів. Під час санітарних днів проводиться вологе прибирання архівосховища.

В зв’язку із 100% завантаженістю архівосховища у 2016 році до Державного архіву Кіровоградської області передано 1763 одиниці зберігання управлінської документації.

Разом з тим, матеріально-технічна база архівного відділу районної державної адміністрації потребує зміцнення, а саме заміна дерев’яного стелажного обладнання на   металеве та придбання картонажів.

З цією метою на сесії Новгородківської районної ради рішенням №137 від 20 грудня 2016 року затверджено програму розвитку архівної справи в Новгородківському районі на 2017 рік, в якій передбачені кошти на вищезазначені потреби архівного відділу райдержадміністрації.